Zeiterfassung ohne Umwege – wie individuelle Software echte Flexibilität schafft
Viele mittelständische Unternehmen kämpfen mit starren Zeiterfassungssystemen – gerade dort, wo Flexibilität gefragt ist. Zeiterfassung ohne Umwege bleibt oft ein Wunsch, wenn Außendienste, Schichtarbeit oder Homeoffice auf starre Standardlösungen treffen.
Herausforderungen bei der Zeiterfassung ohne Umwege
So auch bei einem unserer Kunden, einem mittelständischen Dienstleister mit rund 60 Mitarbeitenden an drei Standorten. Die bisherige Zeiterfassung basierte auf einer SaaS-Lösung, die weder offline-fähig war noch Projektzeiten korrekt erfasste – auch Pausenregelungen wurden nicht zuverlässig abgebildet.
Die Folgen: Frust, Fehler und viel manuelle Nacharbeit
Mitarbeitende mussten ihre Zeiten häufig nachträglich und manuell erfassen. Die Personalabteilung war mit Korrekturanträgen überlastet, und bei Projektabrechnungen fehlte Transparenz darüber, wann tatsächlich gearbeitet wurde.
Unsere Lösung: Maßgeschneiderte Zeiterfassung für mehr Flexibilität
In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden entwickelten wir eine individuelle Lösung, die den Arbeitsalltag optimal unterstützt. Die webbasierte und mobile App ermöglicht eine flexible Zeiterfassung, die sich exakt an die betrieblichen Anforderungen anpasst.
Die Entwicklung der Lösung erfolgte agil und praxisnah – mit regelmäßigen Feedback-Schleifen direkt aus dem Arbeitsalltag. So konnten Anforderungen wie spontane Projektwechsel, individuelle Arbeitszeitmodelle oder mehrsprachige Bedienung direkt integriert werden. Die Bedienoberfläche wurde bewusst einfach gehalten, um alle Mitarbeitenden ohne Schulungsaufwand einzubinden.
Flexible Zeiterfassung im Außendienst und Homeoffice
- Echtzeit-Erfassung per Smartphone oder PC
- Offline-Modus für Außendienste
- Projekt- und Kundenbezug direkt bei der Buchung
- Automatische Pausenregelung gemäß Tarifvertrag
- Schnittstelle zur Lohnabrechnung
Individuelle Zeiterfassung spart Zeit und reduziert Fehler
Seit Einführung der maßgeschneiderten Lösung sind Korrekturen um 85 % gesunken. Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten komfortabel – im Büro, unterwegs oder im Homeoffice. Das Unternehmen spart dadurch monatlich mehrere Stunden administrativen Aufwand.
Fazit: Zeiterfassung ohne Umwege lohnt sich – besonders im Mittelstand
Individuelle Zeiterfassung setzt dort an, wo Standardlösungen scheitern. Besonders im Mittelstand sorgt sie für zufriedenere Mitarbeitende, weniger Verwaltungsaufwand und spürbar effizientere Prozesse.
Wer langfristig Verwaltungskosten senken und gleichzeitig die Zufriedenheit im Team steigern will, sollte über eine individuelle Lösung nachdenken. Denn dort, wo Prozesse exakt abgebildet werden, entsteht echte Effizienz – und genau das macht eine Zeiterfassung ohne Umwege aus.